REGULAMIN KONFERENCJI
„ROŚLINY LECZNICZE W NAUCE I KULTURZE”

  1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
    1. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa na Międzynarodową Konferencję Naukową „Rośliny lecznicze w nauce i kulturze - 2 Edycja” i obowiązują wszystkich Uczestników.
    2. Przesłanie zgłoszenia do Organizatora jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika niniejszego Regulaminu oraz jest formą zawarcia zobowiązań pomiędzy stronami.
  2. WARUNKI UCZESTNICTWA
    1. Warunkiem uzyskania statusu uczestnika Międzynarodowej Konferencji Naukowej „Rośliny lecznicze w nauce i kulturze” jest spełnienie łącznie poniższych postanowień:
      1. Rejestracja w systemie rejestracyjnym online lub przesłanie zgłoszenia na adres: konferencja@etnofarmacja.pl
      2. Otrzymanie od organizatora za pomocą sytemu online potwierdzenia rejestracji lub potwierdzenie zgłoszenia drogą mailową, w przypadku braku informacji potwierdzającej rejestrację w ciągu 48 godzin od momentu rejestracji uprasza się o kontakt pod adresem mailowym – konferencja@etnofarmacja.pl
    2. Wyróżnia się dwie formy uczestnictwa w wydarzeniu:
      1. udział bierny – uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 1, w ramach udziału biernego przysługuje mu certyfikat uczestnictwa w wydarzeniu, materiały i udział w pozostałych wydarzeniach uwzględnionych w harmonogramie.
      2. udział czynny – uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 1 oraz wniósł opłatę wpisową w wysokości 200zł (po 12 marca - 400zł) ma możliwość wygłoszenia zgłoszonej pracy w formie wystąpienia ustnego, w ramach udziału czynnego przysługuje mu certyfikat uczestnictwa w wydarzeniu, materiały i udział w pozostałych wydarzeniach uwzględnionych w harmonogramie.
    3. Prace zgłoszone na Konferencję mogą mieć maksymalnie trzech autorów, z czego co najmniej jeden z nich jest zobligowany do jej wygłoszenia w czasie Konferencji. Istnieje możliwość odstępstwa od ograniczenia maksymalnej liczby autorów, jednak po uprzednim zgłoszeniu tego faktu drogą mailową na adres: konferencja@etnofarmacja.pl  i uzyskaniu jednoznacznej aprobaty ze strony Komitetu Organizacyjnego.
    4. Uczestnik jest zobowiązany do terminowej rejestracji tematu wystąpienia wraz ze streszczeniem oraz terminowego naniesienia ewentualnych poprawek. Pełne zgłoszenie następuje po otrzymaniu maila z informacją o przyjęciu bądź odrzuceniu tematu. w przypadku braku kontaktu mailowego w sprawie zgłoszonego tematu w ciągu 7 dni od daty jego rejestracji, uczestnik ma obowiązek skontaktować się z Komitetem Organizacyjnym w celu wyjaśnienia opóźnienia.
    5. Streszczenie wystąpienia należy wpisać w formularzu rejestracyjnym uczestnika czynnego lub przesyłać w nieprzekraczalnym terminie do 25 lutego 2023 r. Streszczenia prac zostaną opublikowane na stronie Konferencji. Jednocześnie, dopełnimy wszelkich starań, aby wszyscy uczestnicy czynni mieli możliwość publikacji prac w formie rozdziału w monografii naukowej po spełnieniu wymagań określonych w trybie późniejszym przez Komitet Organizacyjny. Organizatorzy ustalili maksymalną liczbę autorów rozdziału monografii na trzy osoby. Istnieje możliwość odstępstwa od ograniczenia maksymalnej liczby autorów, jednak po uprzednim zgłoszeniu faktu drogą mailową na adres: konferencja@etnofarmacja.pl i uzyskaniu jednoznacznej aprobaty ze strony Komitetu Organizacyjnego. Wzór formatu oraz harmonogram przesłania artykułu do planowanej Publikacji naukowej zostanie podany na stronie Konferencji w terminie późniejszym.
  3. ZASADY KONFERENCJI
    1. Termin rejestracji online uczestnictwa czynnego na Konferencję upływa 25 lutego 2023 roku. po tym terminie rejestracja będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji.
    2. Organizator ustala plan Konferencji oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, nawet w dniu, w którym odbywa się wydarzenie, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
    3. Organizator ma prawo wyboru zgłoszonych tematów i ich kwalifikacji do prezentacji w formie wystąpienia ustnego oraz publikacji w monografii lub nieprzyjęcia zaproponowanego tematu.
    4. Organizator ma prawo zwolnienia z opłaty wpisowej.
    5. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały i informacje przedstawione przez niego, w tym za m.in. nazwę/logo, reklamy, inserty, banery, stand'y, roll-up'y, prezentacje, materiały reklamowe. Uczestnik ponosi również pełną odpowiedzialność za wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione podczas Konferencji przez niego lub delegowane przez niego osoby.
  4. PŁATNOŚCI
    1. Udział Prelegenta on-line lub fizycznie 3 dni 200zł (po 12 marca - 400zł)
    2. Udział on-line 3 dni 300zł (po 30 marca 400zł)
    3. Udział fizyczny 3 dni 450zł (po 30 marca 550zł)
    4. Udział fizyczny dzień 2-gi i 3-ci 300zł (po 30 marca 400zł)
    5. W ramach opłaty za 3 dniowy udział fizyczny Organizator proponuje transport Warszawa-Ciechanowiec-Warszawa. Szczegóły proponowanego przejazdu zostaną podane po 15 kwietnia.
  5. REZYGNACJA z UDZIAŁU w KONFERENCJI
    1. Rezygnacja przez Uczestnika z udziału w Konferencji następuje poprzez przesłanie stosownej informacji na adres e-mail: konferencja@etnofarmacja.pl
  6. WIZERUNEK
    1. Uczestnik oświadcza, że wyraża zgodę na używanie i rozpowszechnianie jego wizerunku przez Organizatora i Partnerów Konferencji
    2. Niniejsza zgoda nie jest ograniczona ani czasowo, ani terytorialnie i obejmuje wszelkie formy publikacji, w szczególności plakaty reklamowe, ulotki, drukowane materiały promocyjne, spoty telewizyjne, reklamę w gazetach i czasopismach oraz w Internecie itp.
    3. Uczestnik zrzeka się niniejszym wszelkich (istniejących i przyszłych) roszczeń, w tym również o wynagrodzenie, z tytułu wykorzystywania jego wizerunku w zakresie sprecyzowanym w pkt. 2.
  7. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
    1. Administratorem danych osobowych uczestników konferencji jest organizator, który wyznaczył inspektora ochrony danych, jako osobę do kontaktów w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych (iod.ihn@bims.home.pl).
    2. Dane osobowe uczestników konferencji będą przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenia o ochronie danych osobowych), w celu zawarcia i realizacji umowy udziału w konferencji „Rośliny lecznicze w nauce i kulturze” – stanowiącej niniejszy Regulamin.
    3. Odbiorcami danych osobowych, o których mowa w pkt 2 mogą być podmioty prowadzące obsługę administracyjno-organizacyjną organizatora oraz inne podmioty, na podstawie przepisów prawa, a w szczególności Partnerzy organizatora konferencji: Societas Scientiarum Klukoviana et Jablonovianae oraz Polskie Towarzystwo Farmaceutyczne.
    4. Dane osobowe będą przechowywane przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji.
    5. W granicach i na zasadach określonych w przepisach prawa, uczestnikom konferencji przysługuje prawo żądania: dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udziału w konferencji.
Konferencja Naukowa otrzymała wsparcie finansowe Ministerstwa Edukacji i Nauki,
w ramach Programu "Doskonała Nauka", zgodnie z Umową DNK/SP/548108/2022.