REGULAMIN KONFERENCJI
„ROŚLINY LECZNICZE W NAUCE I KULTURZE 3.Edycja”

konferencja w trybie hybrydowym

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
   1. Organizatorem Międzynarodowej Konferencji Naukowej „Rośliny lecznicze w nauce i kulturze 3. Edycja” jest Instytut Historii Nauki im. Ludwika i Aleksandra Birkenmajerów PAN, a Partnerami projektu są Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej Uniwersytetu Jagiellońskiego, Sekcja Historii Farmacji Polskiego Towarzystwa Farmaceutycznego, Societas Scientiarum Klukoviana et Jablonovianae, Muzeum Rolnictwa im. ks. Krzysztofa Kluka w Ciechanowcu, Sekcja Fitoterapii Polskiego Towarzystwa Lekarskiego, Sekcja Historii Botaniki Polskiego Towarzystwa Botanicznego, Towarzystwo Karpackie oraz inne Podmioty; zwane dalej Współorganizatorami i/lub Partnerami Konferencji.
   2. Uczestnikiem wydarzenia może być podmiot, osoba fizyczna lub prawna, w szczególności student, doktorant, pracownik naukowy, przedstawiciel firmy, który spełni łącznie wszystkie elementy zawarte w części II Regulaminu Uczestnictwa punkt 1.
   3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa na Międzynarodową Konferencję Naukową „Rośliny lecznicze w nauce i kulturze” i obowiązują wszystkich Uczestników.
   4. Przesłanie zgłoszenia do Organizatora jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika niniejszego Regulaminu oraz jest formą zawarcia zobowiązań pomiędzy stronami.
2. WARUNKI UCZESTNICTWA
   1. Warunkiem uzyskania statusu uczestnika Międzynarodowej Konferencji Naukowej „Rośliny lecznicze w nauce i kulturze 3.Edycja” jest spełnienie łącznie poniższych postanowień:
      1. Rejestracja w systemie rejestracyjnym online lub przesłanie zgłoszenia na adres: konferencja@etnofarmacja.pl
      2. Otrzymanie od organizatora za pomocą sytemu online potwierdzenia rejestracji lub potwierdzenie zgłoszenia drogą mailową, w przypadku braku informacji potwierdzającej rejestrację w ciągu 48 godzin od momentu rejestracji uprasza się o kontakt pod adresem mailowym – konferencja@etnofarmacja.pl
      3. wniesienie opłaty rejestracyjnej, zgodnie z punktem IV Regulaminu.
   2. Wyróżnia się dwie formy uczestnictwa w wydarzeniu:
      1. udział bierny – uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 1, w ramach udziału biernego przysługuje mu certyfikat uczestnictwa w wydarzeniu, materiały i udział w pozostałych wydarzeniach uwzględnionych w harmonogramie. Uczestnikiem biernym jest również osoba zarejestrowana na Konferencję będąca współautorem wystąpienia, ale nie prezentująca zgłoszonej pracy;
      2. udział czynny – uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 1 do dnia 15 stycznia 2024r. oraz wniósł opłatę wpisową (zgodnie z punktem IV. Regulaminu) ma możliwość wygłoszenia zgłoszonych prac w formie wystąpienia ustnego lub prezentacji postera, w ramach udziału czynnego przysługuje mu certyfikat uczestnictwa w wydarzeniu, materiały i udział w pozostałych wydarzeniach uwzględnionych w harmonogramie.
   3. Prace zgłoszone na Konferencje mogą mieć maksymalnie trzech autorów, z czego co najmniej jeden z nich jest zobligowany do jej wygłoszenia w czasie Konferencji. Istnieje możliwość odstępstwa od ograniczenia maksymalnej liczby autorów, jednak po uprzednim zgłoszeniu tego faktu drogą mailową na adres: konferencja@etnofarmacja.pl i uzyskaniu jednoznacznej aprobaty ze strony Komitetu Organizacyjnego, na wniosek Komitetu Naukowego Konferencji.
   4. Uczestnik jest zobowiązany do terminowej rejestracji tematu wystąpienia, wraz ze streszczeniem zawierającym skróconą Bibliografię, terminowego naniesienia ewentualnych poprawek oraz zmian w pracy. Pełne zgłoszenie następuje po otrzymaniu maila z informacją o przyjęciu bądź odrzuceniu tematu. W przypadku braku kontaktu mailowego w sprawie zgłoszonego tematu w ciągu 7 dni od daty jego rejestracji, uczestnik ma obowiązek skontaktować się z Komitetem Organizacyjnym w celu wyjaśnienia opóźnienia.
   5. Streszczenie wystąpienia: prosimy o przygotowanie streszczenia w języku polskim o objętości od 0,5 do 1 strony. Streszczenie powinno zawierać bibliografię. Czcionka Times New Roman o wielkości 12 punktów z interlinią 1,5. Streszczenie należy wpisać w formularzu rejestracyjnym uczestnika czynnego lub przesyłać na adres: konferencja@etnofarmacja.pl w nieprzekraczalnym terminie do 15 lutego 2024 r. Streszczenia prac zostaną opublikowane na stronie Konferencji. Jednocześnie, dopełnimy wszelkich starań, aby wszyscy uczestnicy czynni mieli możliwość publikacji prac w formie rozdziału w monografii naukowej po spełnieniu wymagań określonych w trybie późniejszym przez Komitet Organizacyjny. Organizatorzy ustalili maksymalną liczbę autorów rozdziału monografii na trzy osoby. Istnieje możliwość odstępstwa od ograniczenia maksymalnej liczby autorów, jednak po uprzednim zgłoszeniu faktu drogą mailową na adres: konferencja@etnofarmacja.pl i uzyskaniu jednoznacznej aprobaty ze strony Komitetu Organizacyjnego. Wzór formatu oraz harmonogram przesłania artykułu do planowanej Publikacji naukowej zostanie podany na stronie Konferencji w terminie późniejszym.
3. ZASADY KONFERENCJI
   1. Termin rejestracji online uczestnictwa czynnego na Konferencję upływa 15 stycznia 2022 roku. Po tym terminie rejestracja będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji.
   2. Prawo udziału w Konferencji przysługuje studentom, doktorantom, pracownikom naukowym, innym zainteresowanym podmiotom oraz osobom fizycznym.
   3. Organizator ustala plan Konferencji oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, nawet w dniu, w którym odbywa się wydarzenie, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
   4. Organizator ma prawo wyboru zgłoszonych tematów i ich kwalifikacji do prezentacji w formie wystąpienia ustnego lub posteru oraz publikacji w monografii lub nieprzyjęcia zaproponowanego tematu.
   5. Organizator ma prawo zwolnienia z opłaty wpisowej.
   6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
   7. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są działania związane z Konferencją.
   8. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały i informacje przedstawione przez niego, w tym za m.in. nazwę/logo, reklamy, inserty, banery, stand'y, roll-up'y, prezentacje, materiały reklamowe. Uczestnik ponosi również pełną odpowiedzialność za wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione podczas Konferencji przez niego lub delegowane przez niego osoby.
   9. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym ppoż., jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.
4. PŁATNOŚCI
   1. Udział Prelegenta on-line lub fizycznie 3 dni 300zł (po 12 marca - 450zł)
   2. Udział on-line 3 dni 300zł (po 30 marca 500zł)
   3. Udział fizyczny 3 dni 450zł (po 30 marca 550zł)
   4. Wpłaty należy dokonać przelewem na konto:
      Instytut Historii Nauki im. L. i A. Birkenmajerów PAN
      93 1130 1017 0020 1466 8520 0002
      podając w tytule:
      opłata konferencyjna ETNOFARMACJA imię i nazwisko uczestnika
   5. Faktury wystawiane są przez IHN PAN na pisemne żądanie Uczestnika, po przesłaniu na adres: dfkihn@ihnpan.pl, z podaniem danych płatnika - pełna nazwa, adres, NIP.
5. REZYGNACJA z UDZIAŁU w KONFERENCJI
   1. Rezygnacja przez Uczestnika z udziału w Konferencji następuje poprzez przesłanie stosownej informacji na adres e-mail: konferencja@etnofarmacja.pl
6. WIZERUNEK
   1. Uczestnik oświadcza, że wyraża zgodę na używanie i rozpowszechnianie jego wizerunku przez Organizatora i Partnerów Konferencji
   2. Niniejsza zgoda nie jest ograniczona ani czasowo, ani terytorialnie i obejmuje wszelkie formy publikacji, w szczególności plakaty reklamowe, ulotki, drukowane materiały promocyjne, spoty telewizyjne, reklamę w gazetach i czasopismach oraz w Internecie itp.
   3. Uczestnik zrzeka się niniejszym wszelkich (istniejących i przyszłych) roszczeń, w tym również o wynagrodzenie, z tytułu wykorzystywania jego wizerunku w zakresie sprecyzowanym w pkt. 2.
7. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
   1. Administratorem danych osobowych uczestników konferencji jest organizator, który wyznaczył inspektora ochrony danych, jako osobę do kontaktów w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych (iod.ihn@bims.home.pl).
   2. Dane osobowe uczestników konferencji będą przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenia o ochronie danych osobowych), w celu zawarcia i realizacji umowy udziału w konferencji „Rośliny lecznicze w nauce i kulturze” – stanowiącej niniejszy Regulamin.
   3. Odbiorcami danych osobowych, o których mowa w pkt 2 mogą być podmioty prowadzące obsługę administracyjno-organizacyjną organizatora oraz inne podmioty, na podstawie przepisów prawa, a w szczególności Partnerzy organizatora konferencji: Societas Scientiarum Klukoviana et Jablonovianae, Polskie Towarzystwo Farmaceutyczne oraz Muzeum Rolnictwa im. ks. Krzysztofa Kluka w Ciechanowcu.
   4. Dane osobowe będą przechowywane przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji.
   5. W granicach i na zasadach określonych w przepisach prawa, uczestnikom konferencji przysługuje prawo żądania: dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
   6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udziału w konferencji.